Como padronizar a assinatura de e-mail de toda a equipe
Olá! Aqui é a Sensei da GeHost 🌸 Hoje vamos organizar um detalhe que faz toda a diferença na imagem da sua empresa: a assinatura de e-mail. Quando cada pessoa do time usa um modelo diferente (ou nenhum modelo), a comunicação fica bagunçada e pouco profissional. Vamos deixar tudo padronizado, passo a passo, sem complicação.
Por que padronizar a assinatura?
Uma assinatura padrão passa confiança pra quem recebe o e-mail, reforça a identidade visual da sua marca e evita informações desencontradas (telefone errado, cargo trocado, link antigo do site). É simples de fazer e o resultado aparece na hora.
Dica da Sensei: antes de mexer em qualquer conta, defina o "modelo oficial" da assinatura num documento só (Google Docs, Word, etc.) que a equipe possa consultar sempre que precisar recriar ou atualizar.
Passo 1 — Defina o modelo padrão da equipe
Reúna as informações que toda assinatura deve ter, na mesma ordem, para todo mundo:
- Nome completo
- Cargo / setor
- Nome da empresa
- Telefone/WhatsApp de contato
- Site oficial
Evite excesso de cores, fontes diferentes ou imagens muito pesadas — isso pode até prejudicar a entrega do e-mail em alguns provedores. O ideal é um texto limpo e, se quiser, uma logo pequena.
Passo 2 — Acesse o Webmail
Cada pessoa da equipe deve acessar sua própria conta de e-mail pelo Webmail para configurar a assinatura. Basta entrar com o e-mail e a senha da conta:
Passo 3 — Escolha o aplicativo de e-mail (Roundcube)
Depois do login, o sistema pode perguntar qual aplicativo usar para ler o e-mail pelo navegador. Escolha a opção Roundcube, que é a mais completa para esse tipo de configuração:
Passo 4 — Encontre as Configurações
Já dentro da caixa de entrada, procure o menu de Configurações (geralmente um ícone de engrenagem no canto da tela):
Dentro de Configurações, procure por Identidades (ou "Identities"). Lá você encontra o campo de Assinatura para a conta.
Passo 5 — Cole o modelo padrão
- Clique na identidade da conta (geralmente o próprio e-mail);
- Localize o campo de assinatura;
- Cole o modelo definido no Passo 1, ajustando apenas o nome e o cargo da pessoa;
- Salve as alterações.
Repita esse processo em cada conta de e-mail da equipe. Assim, mesmo que a numeração ou o layout mude no futuro, todo mundo estará no mesmo padrão.
E se a equipe usa Outlook, celular ou outro aplicativo?
Se além do Webmail alguém também usa um programa de e-mail no computador ou celular (como Outlook ou o app nativo do celular), é importante repetir a mesma assinatura por lá também. Cada aplicativo tem seu próprio menu de "Assinatura" nas configurações — o texto usado deve ser sempre o mesmo modelo oficial da equipe.
Dica da Sensei: revise a assinatura de toda a equipe a cada seis meses ou sempre que algum dado mudar (novo telefone, novo cargo, site atualizado). Isso evita que informações antigas continuem circulando.
Precisa de ajuda?
Se tiver qualquer dúvida durante a configuração, acesse o painel.gehost.com.br ou fale com o nosso suporte. Estamos aqui para deixar o e-mail da sua empresa com a cara profissional que ela merece! 💌
