Como criar uma caixa de e-mail compartilhada para a sua equipe
Olá! Aqui é a Sensei da GeHost 🌱 Hoje vamos aprender algo que muitos times pedem: uma caixa de e-mail única, tipo contato@seudominio.com.br ou financeiro@seudominio.com.br, que várias pessoas da equipe possam acessar ao mesmo tempo. É mais simples do que parece, e eu vou te guiar passo a passo.
💡 Dica da Sensei: pense num nome de caixa que representa a função, não uma pessoa — como "suporte@", "vendas@" ou "equipe@". Assim, quando alguém sai do time, a caixa continua fazendo sentido e ninguém perde o histórico de conversas.
Passo 1 — Acesse o cPanel
Toda a gestão de e-mail da sua hospedagem é feita pelo cPanel, o painel de controle que vem com o seu plano GeHost. Faça login com o usuário e senha que você recebeu na entrega da hospedagem.
Passo 2 — Crie a conta de e-mail compartilhada
Dentro do cPanel, procure a seção E-mail e clique em Contas de E-mail. Depois:
- Clique no botão + Criar;
- Digite o nome da caixa (ex.: equipe) e selecione o domínio;
- Crie uma senha forte — o próprio cPanel te ajuda a gerar uma automaticamente;
- Defina uma cota de espaço adequada para o volume de mensagens do time;
- Clique em Criar para finalizar.
💡 Dica da Sensei: guarde essa senha em um cofre de senhas compartilhado pela equipe (existem várias ferramentas gratuitas e pagas para isso). Evite mandar a senha por WhatsApp ou papelzinho — segurança em primeiro lugar!
Passo 3 — Escolha como o time vai acessar a caixa
Existem duas formas bem práticas de "compartilhar" essa caixa entre várias pessoas:
Opção A — Acesso direto pelo Webmail
Todos que precisam usar a caixa fazem login com o mesmo usuário e senha diretamente pelo Webmail, o e-mail acessado pelo navegador. É a forma mais simples: qualquer pessoa da equipe pode ler, responder e organizar as mensagens de qualquer lugar.
O endereço costuma ser algo como webmail.seudominio.com.br — se tiver dúvida sobre o link exato do seu domínio, é só conferir no seu painel do cliente ou pedir ajuda ao nosso suporte.
Opção B — Encaminhar cópias para as caixas pessoais do time
Se preferir que cada pessoa receba uma cópia das mensagens direto na própria caixa de e-mail (sem precisar logar num usuário compartilhado), você pode criar encaminhadores. Assim, tudo que chega em "equipe@" também cai automaticamente na caixa de cada colaborador.
- No cPanel, acesse E-mail → Encaminhadores;
- Clique em Adicionar Encaminhamento;
- Selecione a caixa compartilhada como origem;
- Informe o e-mail pessoal de cada membro do time como destino;
- Repita para cada pessoa que deve receber cópia.
💡 Dica da Sensei: as opções A e B não são excludentes — muitos times usam as duas juntas! A caixa compartilhada fica como "central" (todo mundo pode entrar quando precisar) e o encaminhamento garante que ninguém perca um recado importante.
Passo 4 — Combine boas práticas com o time
- Defina quem é responsável por responder e-mails em cada horário ou dia;
- Marque como "lida" ou mova para uma pasta as mensagens já respondidas, para não duplicar esforço;
- Troque a senha da caixa compartilhada periodicamente e sempre que alguém do time sair da empresa;
- Se possível, use uma assinatura padrão para manter a comunicação com a cara da empresa.
Pronto! 🎉
Agora sua equipe já tem uma caixa de e-mail profissional e compartilhada, prontinha para centralizar o atendimento. Qualquer dúvida durante a configuração, é só chamar o suporte da GeHost pelo seu painel do cliente — estamos aqui para ajudar!
